Checkliste Briefing und Projektworkshop

Projektworkshop

Der vereinbarte Projektworkshop zum Auftakt eines Beratungs- oder Umsetzungsprojekts dient der Aufnahme der Anforderungen aus dem Anwendungsbereich, der im Briefing und Angebot festgelegt wurde. Der Anbieter führt methodisch durch den ein- oder mehrtägigen Workshop.

Es werden Prozessanforderungen so aufgenommen, dass Sie im Rahmen der Nachbereitung in einem Pflichtenheft dokumentiert werden können. Die textliche Dokumentation bildet unabhängig von weiteren Formen der Leistungsbeschreibung (Visualisierungen, Prototypen) den Kern der iterativ konkretisierten, letztlich vertraglich vereinbarten Beschaffenheit des Arbeitsergebnisses. Ohne separate Nachbereitung und Erstellung eines Pflichtenhefts wird der Workshop mit einem Protokoll abgeschlossen, das die Grundlage für eine Ausschreibung oder ein Lastenheft darstellen kann.

In der Gesamtschau müssen in einem Projektworkshop im Ergebnis übergreifend oder bezugnehmend auf die einzelnen Anforderungen folgende Aspekte geklärt sein oder diese Aspekte müssen mit den erfassten Informationen in der Nachbereitung erwartbar zu erarbeiten sein:

1. Interessenvertreter der betroffenen Geschäftsbereiche (Stakeholder)
2. Beschaffenheit bestehender Abläufe (Ist-Prozesse) und Anforderungen an neue Prozesse oder Anforderungen für die Anpassung an bestehende Prozesse (Soll-Prozesse)
3. Priorität der Anforderungen
4. Identifikation von Engpässen, Ineffizienzen und Schmerzpunkten (Painpoints) im Projekt

Vorbereitung

• Vereinbarung einer Agenda
• Einladung der Projektbeteiligten
• ggf. Bereitstellung von Workshop-Unterlagen (Checklisten, Fragebögen, Demos)

Durchführung

Einleitend zur Aufnahme der einzelnen Prozesse, Teilprozesse oder Einzelanforderungen wird häufig der Anwendungsbereich des Projekts anhand einer Visualisierung der Systemlandschaft oder Functional Map eingeordnet. Es werden Schnittstellenprozesse, Datenstrukturen, Frontend-Prozesse (Kundensicht, Anwendersicht) und Backendprozesse (Betreibersicht, Mitarbeitersicht) in dieser Übersicht schematisch erfasst. Oft werden dazu Bestandssysteme und Prozesse des Kunden demonstriert und es erfolgt eine Erläuterung durch die Fachanwender.

Die Aufnahme eines Prozesses, Teilprozesses oder Einzelanforderung gliedert sich vor allem in folgende Strukturmerkmale:

• Identifikation/Kenner, Zuordnung Anwendungsbereich, Name des Prozesses
• Aufnahme funktionaler Anforderungen, nicht-funktionaler Anforderungen, Priorität
• Aufnahme relevanter Informationen für das Einschätzung von Aufwand und Kosten

Nachbereitung

Sofern relevanter Termininhalt, können einzelne Domänen, Anwendungsteilbereiche oder Prozessgruppen aus einer einleitend erstellen Übersicht über den Anwendungsbereich des Projekts in einem Story Mapping dargestellt werden. Weiterhin kann hierin die Priorisierung abgebildet werden.

Kern der Nachbereitung ist die Aufbereitung der festgestellten Prozesse, Teilprozesse oder Einzelanforderungen in einem für die Erstellung der Leistungsbeschreibungen für das Pflichtenheft geeigneten Struktur:

1. eindeutige Identifikation der Anforderung
2. Zuordnung Anwendungsteilbereich/Prozessgruppe, Name des Prozesses
3. funktionale Beschreibung
   1. detaillierte, textliche Beschreibung des Prozesses aus Sicht des Benutzers, optional User Story mit Syntax-Schema und Akzeptanzkriterien
   2. optional Prozessdarstellung mittels Flow Chart, Business Process Mapping, Sequenzdiagramm, Functional Map, Story Mapping, User Story Map, sonstige Diagramme und Schaubilder
   3. optional zusätzliche Kontextinformationen als textliche Ausführungen aus dem Termin
   4. optional Hinweise, Annahmen oder Rückfragen des Anbieters
4. nicht-funktionale Beschreibung
   1. Systemvoraussetzungen, Kompatibilitäten Systemumgebung
   2. Antwortzeiten, Skalierbarkeit, Sicherheitsanforderungen
   3. sonstige Randbedingungen für Leistungserbringung oder Betrieb
   4. optional Hinweise, Annahmen oder Rückfragen des Anbieters
5. Festlegung der Priorität im Projekt
6. Abhängigkeiten zu anderen Anforderungen
7. mögliche Probleme und Engpässe bei Ressourcen für die Umsetzung
8. Abnahmekriterien: Ermittlung von Abnahmekriterien, Testmittel und Testplan
9. Festlegung Budget, Aufwand und Zeitplanung für die Umsetzung
10. optional spezielle Mitwirkungspflichten und Verantwortlichkeiten
11. optional spezielle Freigabeprozess und Kommunikationsanforderungen
12. optional Hinweise, Annahmen oder Rückfragen des Anbieters

Abschließend werden übergreifende Anforderungen für die Projektumsetzung definiert:

1. Zusammenfassung der Annahmen und Rückfragen des Anbieters sowie Fristen für dessen Überprüfung
2. Festlegung der weiteren Dokumentationsprozesse und Schulungen der umgesetzten Arbeitsergebnisse 
3. Festlegung der Kommunikationskanäle und -intervalle für den regelmäßigen Austausch (Regeltermine)
4. Zusammenfassung der Mitwirkungs- und Beistellpflichten mit Verantwortlichkeiten und Fristen
5. Festlegung eines Aktions- und Fristenplans: Maßnahmen- und Terminplan mit Verantwortlichkeiten, Abhängigkeiten, Reihenfolge, Meilensteinen und konkretem Zeitplan (Projektplan, Gantt-Chart)
   1. Abhängigkeiten können Arbeitsergebnisse anderer Projekte sein (Datenbereitstellung, Datenmigration)
   2. der Zeitplan sollte möglichst unter Berücksichtigung gegenseitiger Verfügbarkeiten entstehen (An-/Abwesenheiten)
6. Festlegung Budget, Aufwand und Zeitplanung für die Umsetzung
7. Zusammenfassung der benötigten Freigaben durch die Stakeholder

Als Arbeitsergebnis wird ein Pflichtenheft und optional ein interaktiver, visueller Prototyp zur Abnahme übergeben.