Methoden für IT-Projekte, Beratung und Digitalisierung

Kommunikation

Zu allererst geht es um wertschätzende, vertrauensvolle, effiziente und regelmäßige Kommunikation. Solange miteinander gesprochen wird, kann man in von Menschen geführten Prozessen so gut wie alles ändern. Das kann manchmal Fluch sein und auch Segen. 

Wie man sich individuell organisiert, muss nicht reguliert werden. Wenn man etwas im Projekt erwartet, was schriftliche und mündliche Kommunikation angeht, muss man es schulen. Dazu gehören Gepflogenheiten in Teams-Call oder auch das strukturierte Arbeiten im Ticketsystem oder im Dokumentationssystem. Es sollte Sinn und Zweck der ersten Termine im Projekt sein, Verfahren und Verhaltensweisen, die wie selbstverständlich wirken, einmal durchzusprechen.

Dokumentation

Genau wie bei der Kommunikation, ist wichtiger, dass es kontinuierlich passiert als wie es passiert. Genau wie in Ticketbeschreibungen können hier allerdings Akzeptanz- und Abnahmekriterien an den Umfang der Dokumentation helfen, die erwartete Qualität sicherzustellen. Am besten jeweils am Ticket während der Umsetzung.

Checkliste Ausschreibung

Checkliste für die Gliederung eines Ausschreibungsdokuments

Titel der Ausschreibung

• Informationen über den ausschreibenden Auftraggeber 
• rechtliche Hinweise

Gegenstand und Ziel der Ausschreibung

• einleitende Projektbeschreibung
• Einordnung des Projekts/Projekterfolgs in langfristige Ziele/Vision 
• Erwartungshaltung an Effizienzsteigerung, Kostenreduktion, Umsatzwachstum, Innovation

Leistungsbeschreibung

• Funktionsanforderungen
• nicht-funktionale Anforderungen (Sicherheit, Performance, technische Vorgaben, Kompatiblitäten)
• Methode/Hilfsmittel: Detaillierung/Konkretisierung im Lastenheft

Hintergrundinformationen zum Unternehmen

• Branche, Größe, Umsatz, Mitarbeiter, Standorte

Geschäftsmodell und Wertschöpfung

• Schlüsselaktivitäten, Stakeholder, Partner, Zielgruppen, Vertriebskanäle
• Methode/Hilfsmittel: Business Model Canvas, SWOT-Analyse

Rahmenbedingungen

• Investitionsvolumen, Projektzeitraum mit Fristen/Meilensteinen, 
• internes Staffing/interne Ressourcen, 
• rechtliche und organisatorische Vorgaben (Geheimhaltung, Datenschutz)

Bewertungskriterien, Vergabekriterien

• Qualität, Preis, Geschwindigkeit, Innovation, Technologien, Referenzen,
• Gewichtung der Kriterien

Zulassungsvoraussetzungen

• Voraussetzungen, die Anbieter erfüllen müssen

Ablauf der Ausschreibung

• Aktions- und Fristenplan, Format und Anforderung für die Abgabe,
• Ansprechpartner und Kommunikationswege

Checkliste Pflichtenheft

Checkliste für die Gliederung eines Pflichtenhefts

Einleitung

• Zweck und Aufbau des Dokuments, Verweis auf Ausschreibung oder Lastenheft

Spezifikation Soll-Konzept

• detaillierte Beschreibung Umsetzung Soll-Konzept
• Geschäftsprozesse, Benutzerprozesse, Systemlandschaft, Datenstrukturen, Optimierungen
• Methode/Hilfsmittel: Business Process Map, Flow Chart/Ablaufdiagramme

Umsetzung der funktionalen Anforderungen

• eindeutige Bezeichnung der Anforderung 
• Identifikation und Beschreibung der relevanten Akteure für die Anforderung
• detaillierte Beschreibung der Anforderungen für die Umsetzung mit verschiedenen Methoden und Darstellungen wie Text, Charts, Maps, User Stories
• Features, Workflows, Schnittstellen, Benutzerprozesse und Akzeptanzkriterien
• Technische Spezifikation der Architektur, technologischer Vorgaben, Systemintegrationen und Schnittstellen, Testfälle zur Validierung der Funktionen, Abnahmekriterien für jede Anforderung, Beschreibung der Datenstruktur und Datenflüsse, Beschreibung der Datenstrategie für Migration, Aufbereitung und Synchronisation sowie die Schaffung von Voraussetzungen für Schnittstellen
• Akzeptanzkriterien, Abnahmekriterien und Testkriterien zur Überprüfung der Erfüllung, also abnahmefähigen Umsetzung, Definition von Testfällen, Anforderung an die Dokumentation
• Zeit- und Kostenaufwandsplanung zur Festlegung des Budgets und des Zeitrahmens für die Umsetzung und Festlegung des Entscheidungsträgers
• Festlegung der Priorität und Dringlichkeit der Anforderung für das Geschäftsmodell und das Projekt
• Aktions- und Fristenplan für die einzelnen Schritte der Umsetzung und Festlegung der Zwischenziele (Meilensteine)
• Mitwirkungspflichten und Verantwortlichkeiten
• Identifikation möglicher oder erfahrungsgemäßer Probleme und Engpässe bei Ressourcen, Fachwissen und durch Abhängigkeiten
• Freigabeprozess und Kommunikationsanforderungen wie Regeltermine und Intervalle speziell für diese Anforderung
• Methode/Hilfsmittel: User Story Map/Functional Map, Sequence Chart/Sequenzdiagramme, User Stories

Umsetzung der nicht-funktionalen Anforderungen

• eindeutige Bezeichnung der Anforderung 
• Identifikation und Beschreibung der relevanten Akteure für die Anforderung
• detaillierte Beschreibung für die Umsetzung von Anforderungen an Datenstrukturen, Synchronisation, Migration, Skalierbarkeit/Erweiterbarkeit, Sicherheit/Verfügbarkeit, Performance, übergreifende technische Vorgaben, Kompatiblitäten, übergeordnete Testfälle zur Validierung der Funktionen, Abnahmekriterien, übergeordnete Beschreibung der Datenmodelle und der Anforderungen an Datenmigration und -synchronisation, Beschreibung der Leistungen für die geforderten Qualitätsnachweise, Zertifizierungen
• Beschreibung der Datenstrategie für Migration, Aufbereitung und Synchronisation sowie die Schaffung von Voraussetzungen für Schnittstellen
• Akzeptanzkriterien, Abnahmekriterien und Testkriterien zur Überprüfung der Erfüllung, also abnahmefähigen Umsetzung, Definition von Testfällen, Anforderung an die Dokumentation
• Zeit- und Kostenaufwandsplanung zur Festlegung des Budgets und des Zeitrahmens für die Umsetzung und Festlegung des Entscheidungsträgers
• Festlegung der Priorität und Dringlichkeit der Anforderung für das Geschäftsmodell und das Projekt
• Aktions- und Fristenplan für die einzelnen Schritte der Umsetzung und Festlegung der Zwischenziele (Meilensteine)
• Mitwirkungspflichten und Verantwortlichkeiten
• Identifikation möglicher oder erfahrungsgemäßer Probleme und Engpässe bei Ressourcen, Fachwissen und durch Abhängigkeiten
• Freigabeprozess und Kommunikationsanforderungen wie Regeltermine und Intervalle speziell für diese Anforderung
• Methode/Hilfsmittel: Flow Chart/Ablaufdiagramme, Sequence Chart/Sequenzdiagramme

Betreuung und Unterstützung

• Beschreibung der Leistungsfähigkeit für Beratung, Projektmanagement, Umsetzung, Betrieb

Dokumentation und Schulungen

• übergreifende Spezifikationen für die Erfüllung der gestellten Anforderungen an die technische Dokumentation und Anwenderdokumentation, 
• Ausarbeitung von Schulungskonzepten
• Festlegung der weiteren Dokumentationsprozesse und Schulungen der umgesetzten Arbeitsergebnisse

Risikoanalyse

• Zusammenfassung der Annahmen und Rückfragen des Anbieters sowie Fristen für dessen Überprüfung
• Identifikation und Bewertung von übergeordneten Risiken, Beschreibung von Maßnahmen zur Risikominderung für die Umsetzung des Projekts
• Methode/Hilfsmittel: qualitative und quantitative Risikoanalyse, Risikomanagement- und Reaktionsplan, (erweiterte) SWOT-Analyse

Projektplan

• detaillierte Beschreibung eines Aktions- und Fristenplans mit zeitlichen und organisatorischen Abhängigkeiten/Verfügbarkeiten, Verantwortlichkeiten,
• Definition rechtlicher oder organisatorischer Vorgaben, Möglichkeiten der Vertragsgestaltung, Beschreibung organisatorischer und vertraglicher Regelungen
• Festlegung eines Aktions- und Fristenplans: Maßnahmen- und Terminplan mit Verantwortlichkeiten, Abhängigkeiten, Reihenfolge, Meilensteinen und konkretem Zeitplan (Projektplan, Gantt-Chart)
• Abhängigkeiten können Arbeitsergebnisse anderer Projekte sein (Datenbereitstellung, Datenmigration)
• Zeitplan sollte möglichst unter Berücksichtigung gegenseitiger Verfügbarkeiten entstehen (An-/Abwesenheiten)

Budgetkalkulation Zeit- und Kostenaufwand

• Festlegung Budget, Aufwand und Zeitplanung für die Umsetzung
• konkrete Roadmap für Beauftragung und Umsetzung
• Zusammenfassung der benötigten Freigaben durch die Stakeholder

Mitwirkungs- und Beistellpflichten

• Zusammenfassung der Mitwirkungs- und Beistellpflichten mit Verantwortlichkeiten und Fristen

Kommunikation

• Kommunikationswege und -frequenzen, Protokollierung und Abstimmungsprozesse
  
• Festlegung der Kommunikationskanäle und -intervalle für den regelmäßigen Austausch (Regeltermine)
• mögliche, nächste Schritte